Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE vierema.4h.fi sivujen kautta/ manuaalisesti kerättäviin tietoihin

Pvm:             22.01.2024

Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi:             Vieremän 4H-yhdistys ry

Osoite:          Petterintie 1, 74200 Vieremä

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi:            Toiminnanjohtaja Tuulikki Kauppinen

Osoite:         Petterintie 1, 74200 Vieremä

Sähköposti: vierema@4h.fi                                          

Puhelin:      0503714206

Rekisterin nimi: Nettisivujen www.vierema.4h.fi kautta/ manuaalisesti/sähköisesti kerättävät tiedot

1) Ilmoittautumiset kerhoihin, leireille ja kursseille

2) Työhakemukset

3) Muut nettisivulomakkeiden kautta tehtävät yhteydenotot/ työpalvelutilaukset puhelimitse

4) Tavarantoimittajat/yhteistyökumppanit

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

1) Kerhojen, leirien ja kurssien ko. toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito

2) Työhakemusten vastaanotto ja työnhakuprosessiin tarvittavien tietojen keräys

3) Asiakastilausten kirjalliset palvelusopimukset/laskutustiedot

Esimerkiksi työpalvelun työtilausten vastaanotto, palveluntuotto sopimuksen täyttäminen ja työnvälitys.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja

1) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, vanhemman tiedot, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat)

2) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävän kannalta oleellisten asioiden kuvailu, lomakkeen täyttäjien esiin nostamat asiat ja liitteet

3) Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus) sekä määrätyissä tapauksissa asiakkaan nimeämän tai poikkeustilanteen takia muuten asiakkaan asioita hoitavan yhteyshenkilön vastaavat tiedot.

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 6 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.

Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohitse. Työhön valitun osalta työsuhteen ajan. Avoimet työhakemukset säilytetään 6 kk.

Asiakkuuden perusteena olevat sopimukset säilytetään ikuisesti (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Asiakkaiden laskutustietoja säilytetään enintään kuuden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite).

Ko. rekisterit putsataan ja ajantasaistetaan kerran vuodessa.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään ja ostopalvelusopimuksiin liittyen palvelun tilaajalta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään vain Iisalmen 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori sekä heidän esimiehensä.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.